Guide d'utilisation

1. À quoi sert cette application ?

Hotel Management est l'outil de travail quotidien du personnel de l'hôtel ou de la résidence sociale. Il permet de gérer les familles hébergées, les chambres, les réservations, les interventions techniques et d'entretien, les rapports, la facturation et les échanges avec les familles et les partenaires (SIAO, services sociaux...).

Chaque membre du personnel a un rôle (réceptionniste, technicien, agent de ménage, gestionnaire, etc.) qui détermine les pages et actions auxquelles il a accès. C'est donc normal si un collègue ne voit pas exactement le même menu que vous.

L'application est en français, utilisable sur ordinateur, tablette ou mobile, et propose un mode sombre.

2. Prise en main rapide

Voici les toutes premières choses à faire après avoir reçu vos identifiants :

1. Connectez-vous avec l'email et le mot de passe temporaire fournis par votre administrateur (voir Se connecter).
2. Si c'est votre première connexion, l'application vous oblige à choisir un nouveau mot de passe avant de continuer.
3. Une fois connecté, repérez la barre latérale à gauche : c'est elle qui contient toutes les pages auxquelles vous avez accès (voir Se repérer dans l'application).
4. En haut de la barre latérale, vérifiez que le bon hôtel est sélectionné : toutes les données affichées correspondent à cet hôtel.
5. La page Tableau de bord vous donne toujours une vue d'ensemble rapide de la situation du jour.

3. Se connecter

La connexion se fait avec votre email professionnel et un mot de passe.

Étapes pour se connecter

1. Sur l'écran « Connexion à Hotel Management », saisissez votre adresse dans le champ Email (exemple : votre@email.com).
2. Saisissez votre mot de passe dans le champ Mot de passe. Un bouton (icône œil) permet d'afficher ou masquer ce que vous tapez.
3. Cochez Se souvenir de moi si vous utilisez un ordinateur personnel — sur un poste partagé, laissez la case décochée.
4. Appuyez sur Se connecter.

🔑Mot de passe oublié

1. Sur l'écran de connexion, appuyez sur Mot de passe oublié ?.
2. Saisissez votre email, puis appuyez sur Réinitialiser le mot de passe.
3. Un message confirme l'envoi : « Email de réinitialisation envoyé ! Vérifiez votre boîte de réception. »
4. Ouvrez l'email reçu et suivez le lien pour choisir un nouveau mot de passe.
5. Le lien Retour à la connexion permet de revenir à l'écran de connexion normal à tout moment.

🆕Première connexion : changement de mot de passe obligatoire

Si votre compte vient d'être créé, ou si un administrateur a réinitialisé votre accès, l'application affiche automatiquement l'écran « Nouveau mot de passe » avant de vous laisser continuer :

1. Saisissez le Mot de passe temporaire reçu par email.
2. Choisissez un Nouveau mot de passe (8 caractères minimum, différent du mot de passe temporaire).
3. Saisissez-le à nouveau dans Confirmer le nouveau mot de passe.
4. Appuyez sur Enregistrer le mot de passe.

4. Se repérer dans l'application

Toutes les pages sont accessibles depuis la barre latérale à gauche de l'écran (elle se transforme en menu qu'on ouvre avec le bouton ☰ sur mobile).

🏨Le sélecteur d'hôtel

En haut de la barre latérale, un menu déroulant Hôtel sélectionné permet de choisir l'établissement à afficher. Ce choix filtre toutes les données de l'application (clients, chambres, réservations...) : pensez à toujours vérifier quel hôtel est sélectionné avant de saisir une information.

Si vous êtes Superadmin, une option Tous les hôtels permet d'afficher les données de tous les établissements en même temps (contexte global).

📋Le menu de navigation

La liste des pages visibles dépend de votre rôle et de vos permissions. Voici l'ordre habituel du menu :

Si vous essayez d'ouvrir une page sans la permission nécessaire (par exemple en tapant directement l'adresse), l'application affiche une page « 403 — Accès Refusé » avec un bouton pour revenir au tableau de bord.

🔍Recherche globale

Un bouton Rechercher... (raccourci clavier Ctrl+K, ou ⌘K sur Mac) ouvre une fenêtre de recherche pour retrouver rapidement des clients, chambres ou réservations, quelle que soit la page où vous vous trouvez. Utilisez les flèches ↑/↓ pour naviguer dans les résultats, Entrée pour ouvrir le résultat, et Échap pour fermer.

🔔Notifications

La cloche en haut de l'écran affiche le nombre de notifications non lues. Un clic ouvre un aperçu rapide ; voir la section Notifications pour le détail.

👤Pied de la barre latérale

En bas de la barre latérale : votre nom et votre rôle, un bouton pour changer de thème (clair/sombre), et le bouton de déconnexion.

5. Tableau de bord

C'est la première page que vous voyez après connexion : elle donne une vue d'ensemble rapide de la situation opérationnelle de l'hôtel sélectionné.

📊Indicateurs clés

Quatre cartes résument la situation du jour :

Le bouton Actualiser (icône qui tourne pendant le chargement) permet de rafraîchir ces chiffres à tout moment ; ils se rafraîchissent aussi automatiquement toutes les 5 minutes.

📨Demandes partenaires en attente

Si des organismes partenaires ont soumis des demandes non traitées, un bandeau bleu apparaît : « N demande(s) partenaire(s) en attente ». Le lien Voir les demandes ouvre directement la page Demandes partenaires.

🕓Activité récente

La section « Activité récente » liste les 4 derniers événements (nouvelles réservations, interventions terminées...). Le lien Voir tout mène à la page Réservations. Si rien ne s'est passé récemment, le message « Aucune activité récente à afficher » apparaît.

🚪État des chambres

Un aperçu visuel des chambres de l'hôtel avec leur statut du moment (occupée, disponible, maintenance, en nettoyage, réservée), un menu pour filtrer par étage, et un lien Voir tout vers la page Chambres.

⚡Actions rapides

Des raccourcis vers les actions les plus fréquentes : Nouvelle arrivée, Départ client, Attribuer chambre, Signaler problème.

🚨Alertes récentes

Un résumé des dernières alertes (nouvelles réservations, urgences...) pour ne rien manquer sans avoir à ouvrir chaque page.

🏢Occupation par étage

Un graphique montre le taux d'occupation de chaque étage (rez-de-chaussée, 1er étage...), à condition que le nombre d'étages ait été renseigné pour l'hôtel dans Gestion des hôtels. Sinon, le message « Nombre d'étages non configuré pour cet hôtel » s'affiche.

6. Demandes partenaires

Cette page regroupe les demandes d'hébergement envoyées par des organismes partenaires (SIAO, services sociaux...) ainsi que les demandes de prolongation de séjour.

🏷️Statuts

Les pastilles en haut de page comptent le total, les nouvelles, celles en attente, et les prolongations en attente.

✅Traiter une demande

1. Cliquez sur Traiter (ou l'icône œil pour seulement consulter) sur la ligne de la demande.
2. La fenêtre « Traiter la demande » affiche à gauche le résumé (partenaire, famille, composition, dates souhaitées) et à droite l'attribution.
3. Choisissez une Chambre * parmi les suggestions proposées (calculées selon le type demandé et la capacité) ou dans la liste complète. Un avertissement s'affiche si la chambre choisie est déjà réservée sur ces dates.
4. Vérifiez ou modifiez les dates d'arrivée/départ. Selon l'origine de la demande, un bandeau précise si les dates viennent du partenaire, ont été modifiées par l'hôtel, ou doivent être saisies manuellement.
5. Renseignez le Prix par nuit (un bouton Prix conseillé propose une valeur).
6. Ajoutez une note interne si besoin.
7. Appuyez sur Valider l'hébergement, puis confirmez dans la fenêtre récapitulative Confirmer et créer.

✋Mettre en attente ou refuser

• En attente : bouton En attente, sans justification requise.
• Refuser : bouton Refuser, puis saisissez un motif d'au moins 10 caractères dans la fenêtre « Refuser la demande ». Le bouton Confirmer le refus reste grisé tant que le motif est trop court.

➕Prolongations de séjour

Quand un partenaire demande une prolongation, elle apparaît dans le détail de la demande d'origine :

• Approuver ouvre « Approuver la prolongation », avec une note interne optionnelle, confirmée par Confirmer l'approbation.
• Refuser ouvre « Refuser la prolongation », avec un motif obligatoire d'au moins 10 caractères.

7. Clients

Cette page centralise toutes les familles hébergées : leur fiche, les membres du foyer, leur accès à l'application mobile FamilyApp, et leur suivi.

🏷️Statuts et filtres

Pastilles en haut : total, Actif (vert), En attente (orange), Parti (gris). La barre de recherche filtre par nom de client, de membre, ou identifiant. Des filtres complémentaires permettent d'affiner par statut et par type de client (« Client social » / « Client de passage »), et de trier (nom, taille de la famille, date de création).

➕Ajouter un client

Le bouton Nouveau client (si vous avez la permission de créer des clients) ouvre le formulaire de création de fiche famille.

📁Ouvrir une fiche client

Cliquez sur une ligne (ou l'icône « Détails ») pour ouvrir la fenêtre complète avec plusieurs blocs d'information :

👨‍👩‍👧Ajouter un membre de la famille

1. Dans la fiche client, appuyez sur Ajouter dans le bloc « Membres de la famille ».
2. Renseignez le Prénom *, le Nom *.
3. Choisissez la Relation * : Conjoint(e), Enfant, Parent, Frère/Sœur, ou Autre.
4. Renseignez la Date de naissance * (format JJ/MM/AAAA).
5. Appuyez sur Ajouter membre.

📱Accès à l'application FamiliApp

Ce bloc indique si la famille a déjà un accès à l'application mobile familiale :

• Aucun accès : bouton Créer un accès, saisie du numéro de téléphone (ex: 06 12 34 56 78), puis Confirmer la création. Un SMS d'invitation est envoyé à la famille.
• En cours de création : message « Le compte est en train d'être configuré. Cela ne prendra que quelques instants. »
• Accès activé : badge vert, avec le détail du suivi de l'invitation SMS (numéro, UID, statut, dernier envoi...) et un bouton Renvoyer l'invitation en cas de souci.

🤝Assigner à un partenaire

Le bouton Assigner à un partenaire permet de rattacher le dossier à un organisme (SIAO / 115, Services sociaux, Administration centrale, Conseil départemental) et de préciser le type de dossier (Administratif, Hébergement, Social, Autre).

🎉Déclarations de naissance

Si des familles ont déclaré une naissance depuis l'application mobile, un bandeau en haut de la page Clients les signale. Vous pouvez les Valider et ajouter (ajoute le nouveau-né aux membres de la famille) ou les Refuser.

8. Réservations

Cette page suit le cycle de vie complet d'un séjour : création, arrivée, départ, facturation.

🏷️Statuts et indicateurs

Pastilles : total, Active (vert), Prévue (bleu), Terminée (gris). Sur ordinateur, des compteurs supplémentaires affichent les arrivées du jour, les départs du jour, et le nombre d'impayés.

➕Créer une réservation

1. Appuyez sur Nouvelle réservation.
2. Dans « Client & logement », choisissez le Client * (recherche, ou bouton pour en créer un nouveau) et la Chambre *. Un message d'erreur signale un conflit si la chambre est déjà occupée sur ces dates : « Conflit : {client} occupe déjà cette chambre du ... au ... ».
3. Dans « Dates & séjour », renseignez l'Arrivée * et le Départ * (dates et heures), le nombre d'Adultes et d'Enfants, et un contact (téléphone/email). Le nombre de nuits se calcule automatiquement.
4. Dans « Facturation », choisissez le tarif (Standard, Corporate, Groupe, OTA, Long séjour), le prix par nuit (le total se calcule seul), la source de la demande (DDETS, MIAE, SIAO, Direct, Booking.com...), le mode de paiement, et l'état du paiement (Non payé / Acompte versé / Payé).
5. Ajoutez des notes internes si besoin dans « Informations complémentaires ».
6. Appuyez sur Créer la réservation.

🚪Départ rapide

Pour clôturer un séjour en cours rapidement, utilisez le bouton Départ rapide :

1. Recherchez et sélectionnez la Réservation active * par nom.
2. Vérifiez le résumé (arrivée, départ prévu, montant).
3. Ajustez si besoin la Date de départ réel et l'Heure de départ réel (une étiquette indique si le départ est anticipé, tardif, ou dans les temps).
4. Appuyez sur Confirmer le départ.

📄Détail d'une réservation

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail complet : séjour, client, facturation, demandes spéciales, historique des statuts. Depuis cette fenêtre :

• Marquer comme Terminé (si la réservation est Active)
• Modifier pour rouvrir le formulaire d'édition
• Supprimer

9. Chambres

Cette page gère l'inventaire des chambres : configuration, tarifs, équipements et statut d'occupation.

🏷️Statuts

➕Ajouter ou modifier une chambre

1. Appuyez sur Nouvelle chambre (bouton désactivé si aucun hôtel précis n'est sélectionné).
2. Dans « Informations de base » : Numéro/Nom * (ex : 101), Étage *, Capacité * (1 à 10 personnes).
3. Dans « Configuration » : Type de chambre (Simple, Double, Twin, Suite, Studio, T1, T2, T3...), Type de lit, Surface (m²), Prix nuitée *.
4. Dans « Informations complémentaires » : cochez les Équipements (climatisation, TV, WiFi, minibar, coffre-fort...), la case Accessible PMR si la chambre est adaptée aux personnes à mobilité réduite, et une description libre.
5. Appuyez sur Créer la chambre (ou Enregistrer en modification).

🔄Changer le statut d'une chambre

Depuis la liste ou la fiche détail, l'icône « Statut » ouvre « Mise à jour du statut » : choisissez le Nouveau statut, précisez si besoin le Nom de l'occupant / Réservataire et une note, puis Confirmer.

📄Détail d'une chambre

La fiche détail regroupe les séjours passés/actuels, la configuration complète, les tarifs et l'historique, les équipements, et les dernières interventions de maintenance. Boutons disponibles : Changer statut, Dupliquer (créer une chambre similaire), Modifier la fiche.

10. Planning

Le planning est le calendrier central de toutes les interventions : maintenance, ménage, états des lieux, contrôles périodiques.

📅Navigation du calendrier

Basculez entre les vues Mois, Semaine et Jour, et utilisez les flèches pour changer de période. Les interventions sont colorées selon leur statut : gris (planifiée), bleu (en cours), vert (terminée), rouge (en retard).

➕Programmer une intervention

1. Appuyez sur Programmer (ou Ajouter sur mobile).
2. Vous pouvez partir d'un Template pré-rempli (Contrôle standard, Nettoyage complet, Maintenance urgente, Inspection sécurité, État des lieux d'entrée/de sortie) ou tout saisir manuellement.
3. Renseignez le Titre *, le Type *, la Chambre *, le Technicien * responsable.
4. Choisissez la Priorité * (Basse, Normale, Haute, Urgente), la Date * et l'Heure *.
5. Ajoutez une description si besoin.
6. Appuyez sur Créer.

🔁Créer une tâche récurrente

Le bouton Tâche récurrente (ou Récurrente sur mobile) automatise une intervention répétée :

1. Choisissez éventuellement un template de tâche récurrente pré-rempli.
2. Renseignez le titre, le type, la ou les Chambres *, le technicien.
3. Choisissez la Fréquence * (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, Annuel) et l'Intervalle * (ex : toutes les 2 semaines).
4. Renseignez la Date de début * et, si besoin, une Date de fin.
5. Appuyez sur Créer.

✅Faire évoluer une intervention

Ouvrez une intervention pour voir sa description, sa réservation associée le cas échéant, et un bouton d'action qui change selon l'étape : Commencer → Terminer → « Terminé ».

11. Maintenance

Cette page suit les interventions techniques : pannes, réparations, urgences. C'est ici que remontent notamment les signalements envoyés par les familles depuis l'application mobile.

🔍Filtres

Filtrez par statut (Planifié, En cours, Terminé, En retard), priorité (Basse, Normale, Haute, Urgente), type (Plomberie, Électricité, Chauffage, Propreté, Équipement, Serrurerie, Autre) et période (Aujourd'hui, 3/7/30 derniers jours, Ce mois, ou une plage personnalisée).

➕Créer une intervention

1. Appuyez sur Nouvelle intervention.
2. Renseignez le Titre *, la Chambre *, le Type.
3. Choisissez la Priorité * et, si connu, le Technicien.
4. Ajoutez une description.
5. Appuyez sur Créer l'intervention.

📄Détail d'une intervention

La fiche détail affiche le contexte complet (chambre, technicien, client/famille à l'origine si signalé depuis FamilyApp, réservation liée), le calendrier et l'historique, la catégorie/priorité, la description, et les photos jointes le cas échéant. Un bandeau signale si l'intervention est en retard.

Depuis cette fenêtre : Modifier (changer le statut : Planifié, En cours, Terminé, En retard) ou Supprimer.

12. États des lieux

Cette page suit les inspections réalisées à l'arrivée (« Entrée ») et au départ (« Sortie ») d'une famille, avec preuves photo à l'appui.

📅Planifier un état des lieux

Le bouton Planifier un état des lieux ouvre le même formulaire d'intervention que dans le Planning (type « État des lieux d'entrée » ou « État des lieux de sortie »).

📋Contenu d'un état des lieux

Le détail d'un état des lieux comprend :

• Contexte : chambre, hôtel, technicien, client, réservation liée
• Planning & audit : date prévue, horaire, début/fin effectifs
• Résultats & complétion : nombre de photos prises, couverture photo par catégorie (lit, murs, sol, salle de bain, TV, réfrigérateur, minibar, radiateur, télécommande...), signature du client
• Photos par catégorie et signature du client si elle a été recueillie
• Historique & audit : toutes les étapes horodatées

Une fois terminé, le bouton Voir le rapport complet ouvre le rapport correspondant (voir Rapports).

13. Contrôles périodiques

Cette page suit les vérifications techniques régulières (électricité, sécurité, équipements...) destinées à garder les chambres conformes.

📅Planifier un contrôle

Le bouton Planifier un contrôle ouvre le même formulaire d'intervention que dans le Planning (type « Contrôle périodique », « Inspection sécurité »...).

📋Contenu d'un contrôle

Le détail comprend l'identification (chambre, technicien, type), le planning, les résultats avec le nombre de dégradations détectées, le détail des éléments contrôlés avec leur état (Bon état, Dégradé, Sale, Cassé), et les observations. Une fois terminé, Voir le rapport complet ouvre le rapport.

14. Ménage

Cette page suit les tâches de nettoyage des chambres.

📅Planifier un ménage

Le bouton Planifier un ménage ouvre le formulaire d'intervention (type « Nettoyage approfondi »), avec assignation à un agent.

☑️Suivre la progression

Chaque ménage affiche une barre de progression (« {{fait}}/{{total}} » tâches, et un pourcentage). Une fois lancé, la checklist détaillée comprend 10 tâches type : balayage, fenêtres lavées, miroirs/vitres, salle de bain, douche, toilettes, sol, poubelles vidées, literie changée, aspirateur passé — avec photos à l'appui si besoin, et un champ d'observations pour l'agent.

Une fois terminé, le bouton Voir le rapport complet ouvre le rapport correspondant.

15. Rapports

Cette page rassemble et archive les rapports générés à partir des états des lieux, contrôles périodiques, ménages et interventions de maintenance.

📊Filtres et statistiques

Les pastilles en haut comptent le total, les rapports d'états des lieux, de contrôles, et ceux déjà envoyés. Filtrez par type (États des lieux, Contrôles périodiques, Ménage, Maintenance, Consolidé) et triez par date, titre ou type.

➕Générer un rapport

Le bouton Générer rapport ouvre la fenêtre de génération. Une fois lancée, la génération apparaît dans « Rapports récents » avec une barre de progression (« Génération en cours... »).

📂Archives des rapports

Chaque rapport archivé affiche son type, sa date de création et sa période. Actions disponibles : Voir détails, télécharger, Envoyer, Supprimer. Un rapport en cours de génération ne peut pas encore être téléchargé (« Rapport en cours de génération »).

🔎Détail d'un rapport

La fenêtre de détail affiche le type, la date de création, le format de fichier, la période couverte, les chambres concernées, une description, et des statistiques (Total, Terminées, En cours, En retard). Boutons : Télécharger PDF, Envoyer.

16. Facturation

Cette page génère les récapitulatifs de séjour (factures) à partir des réservations, et archive l'historique des factures déjà générées.

🆕Onglet « Nouvelle »

1. Choisissez un Partenaire / Source (DDETS, MIAE, SIAO, Direct, Booking.com...), une Date de début, une Date de fin, et éventuellement un statut de réservation.
2. Le résumé affiche le nombre de séjours, le total de nuits, le total HT et le total TTC.
3. Le tableau liste chaque séjour avec chambre, nom, composition, dates, nuits, prix/nuit, total HT, TVA (10%), total TTC.
4. Exportez en Excel ou PDF, ou appuyez sur Générer & Archiver pour créer la facture officielle (une barre de progression suit les étapes jusqu'à « Facture archivée avec succès ! »).

🗂️Onglet « Historique »

Liste des factures déjà générées, avec leur statut : En cours, Prête, Envoyée, Archivée. Actions par ligne : télécharger le PDF, Envoyer (marquer comme envoyée), archiver, ou supprimer (avec confirmation, le PDF déjà stocké n'est pas supprimé automatiquement).

17. Messages

Cette page permet d'échanger en temps réel avec les familles (via l'application mobile FamilyApp) et avec les partenaires.

📜Liste des conversations

À gauche, la liste des conversations triées par activité récente, avec un aperçu du dernier message et un badge de messages non lus. La barre Rechercher... filtre par nom. Si aucune conversation n'existe : « Les nouvelles conversations familles ou partenaires apparaîtront ici automatiquement. »

💬Répondre à un message

1. Cliquez sur une conversation pour l'ouvrir.
2. Utilisez le champ Écrivez votre réponse... en bas.
3. Le bouton trombone permet de joindre un fichier (10 Mo maximum ; un message d'erreur apparaît si le fichier est trop volumineux ou d'un type non autorisé).
4. Appuyez sur le bouton d'envoi (icône flèche).

Si aucune conversation n'est sélectionnée : « Sélectionnez une conversation — Choisissez une conversation dans la liste pour commencer à échanger en temps réel. »

18. Ressources App

Cette page alimente le contenu que les familles voient dans l'application mobile FamilyApp : services à proximité, distributions alimentaires, numéros d'urgence, recettes simples, et droits sociaux.

🌐Portée globale ou locale

Chaque ressource est soit « Hôtel » (visible seulement pour votre établissement), soit « Global » (visible par tous les hôtels du réseau). Un bandeau bleu rappelle : « Ces données sont partagées par tous les hôtels. Toute modification est immédiatement visible par l'ensemble du réseau. »

📑Les 5 onglets

➕Ajouter une ressource

1. Ouvrez l'onglet correspondant, puis appuyez sur Ajouter {{le type}}.
2. Remplissez les champs propres à la catégorie (voir tableau ci-dessus).
3. Si vous êtes Superadmin, vous pouvez activer Rendre disponible pour tous les hôtels du réseau.
4. Appuyez sur Enregistrer.

La suppression demande une confirmation : « Voulez-vous vraiment supprimer cet élément ? Cette action est irréversible et affectera tous les hôtels si l'élément est global. »

19. Émargements

Cette page suit les présences des familles, validées par un QR code scanné depuis l'application mobile FamilyApp (voir le guide FamilyApp, section Émargement).

📜Onglet « Historique des émargements »

La liste de chaque passage enregistré : résident, chambre/hôtel, date, méthode (QR Code ou Manuel), et statut (Validé). Filtrez par période (Aujourd'hui, Cette semaine, Semaine dernière, Toutes les semaines) et recherchez par résident, chambre ou hôtel.

👨‍👩‍👧Onglet « Familles présentes (semaine) »

Vue hebdomadaire complète : chaque ligne est une famille, chaque colonne un jour de la semaine, avec un code couleur :

Une colonne Observation permet d'ajouter un commentaire libre (ex : « Rendez-vous médical, hôpital, autorisation sociale... ») — il s'enregistre automatiquement en quittant le champ, sans bouton « Enregistrer » à chercher. Le bouton Exporter PDF génère un récapitulatif imprimable de la semaine.

📷Onglet « QR Code du jour »

Affiche le QR code à imprimer et poser à l'accueil pour que les familles pointent leur présence. Un nouveau code est généré automatiquement chaque matin à 6h (heure de Paris) ; il n'est valable que pour le jour même. Le bouton Imprimer propose un format prêt à afficher, avec les instructions pour les résidents.

⚙️Régler les règles d'émargement d'un hôtel

Les règles (nombre de fois par semaine, jours autorisés) ne se configurent pas ici, mais dans Gestion des hôtels, onglet Configuration de la fiche hôtel, bloc « Règle d'émargement par défaut ».

20. Notifications

Toutes les alertes de l'application sont centralisées ici, et accessibles à tout moment via la cloche 🔔 en haut de l'écran.

🔍Filtrer et trier

Filtrez par : Tout, Non lu, Info, Alerte, Erreur. Triez par Plus récent ou Plus ancien.

✅Gérer les notifications

• Tout marquer lu : marque toutes les notifications comme lues d'un coup.
• Tout effacer : supprime toutes les notifications (demande confirmation : « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer toutes les notifications ? »).
• Sur chaque notification : bouton Marquer comme lu, ou Supprimer (icône croix).
• Voir ouvre l'élément concerné (réservation, chambre, message...) directement.

L'affichage est limité aux 50 notifications les plus récentes. Si aucune notification n'existe : « Vous n'avez aucune notification pour le moment. »

21. Gestion des administrateurs et partenaires

Deux onglets : Administrateurs (comptes du personnel) et Partenaires (comptes des organismes externes).

👤Onglet Administrateurs

Pastilles de filtre par rôle : total, gestionnaires, exploitants, réceptionnistes, ménage. Recherchez par nom, email ou téléphone.

Créer un compte

1. Appuyez sur Nouvel administrateur.
2. Renseignez le Prénom *, le Nom *, l'Email *.
3. Choisissez le Rôle * : Superadmin, Gestionnaire, Exploitant, Réceptionniste, ou Femme de ménage.
4. Renseignez le téléphone (optionnel) et cochez les Hôtels assignés.
5. Appuyez sur Ajouter l'administrateur.

Depuis la fiche d'un administrateur : bouton Modifier, ou Supprimer (confirmation : « Les réservations et tâches assignées à cet utilisateur resteront sans responsable assigné. »).

🤝Onglet Partenaires

Pastilles de filtre : total, SIAO, social, centrale.

1. Appuyez sur Nouvel accès partenaire.
2. Renseignez le Nom du partenaire / Organisme * (ex : SIAO Paris), l'Email de connexion *, un Mot de passe temporaire *.
3. Choisissez le Type de partenaire * : SIAO / 115, Assistante sociale, ou Centrale Résa.
4. Appuyez sur Créer l'accès.

22. Gestion des hôtels

Cette page crée et configure les établissements gérés dans l'application.

➕Créer ou modifier un hôtel

La fiche d'un hôtel est organisée en 4 onglets :

✅Configurer la règle d'émargement par défaut

Dans l'onglet Configuration, le bloc « Règle d'émargement par défaut » définit à quel rythme les familles de cet hôtel doivent pointer leur présence dans l'application FamilyApp :

1. Choisissez le Mode : Jours planifiés (des jours précis sont exigés) ou Libre (aucune contrainte).
2. Si « Jours planifiés » : indiquez le Nombre par semaine (1 à 7) et cochez les Jours autorisés parmi Lun/Mar/Mer/Jeu/Ven/Sam/Dim.

Cette règle est celle que consulte l'application FamilyApp pour indiquer aux familles quand pointer (voir le guide FamilyApp, section Émargement).

👥Gérer les utilisateurs d'un hôtel

Depuis la liste, l'icône « Utilisateurs » ouvre une fenêtre à deux colonnes : Assignés (personnel ayant déjà accès à cet hôtel, avec un bouton pour retirer) et Disponibles (personnel pouvant être ajouté, avec un bouton pour ajouter).

23. Gestion des permissions

Cette page définit, pour chaque rôle (Superadmin, Gestionnaire, Exploitant, Réceptionniste, Technicien, Agent/Femme de ménage), les actions autorisées dans chaque catégorie : Clients, Chambres, Réservations, Planning, Maintenance, États des lieux, Contrôles périodiques, Ménage, Rapports, Administration.

Le tableau croise les rôles (colonnes) et les permissions (lignes, ex : « Voir les clients », « Créer des chambres », « Supprimer des réservations »...) avec une case à cocher par croisement. Les permissions du rôle Superadmin sont verrouillées (toujours accordées, non modifiables).

1. Cochez ou décochez les cases souhaitées.
2. Appuyez sur Enregistrer les modifications (le bouton reste grisé tant qu'aucun changement n'a été fait).

24. SaaS Management

Cette page technique gère les organisations clientes de la plateforme (au sens large : groupes hôteliers ou associations utilisant l'outil), leurs plans d'abonnement et leurs abonnements actifs. Elle ne concerne pas la gestion quotidienne d'un hôtel.

25. Mon profil

Accessible depuis votre nom en bas de la barre latérale, cette page regroupe vos informations personnelles et la sécurité de votre compte.

👤Informations personnelles

• Nom complet : modifiable
• Email : affiché mais non modifiable (« L'email ne peut pas être modifié »)
• Téléphone : modifiable, optionnel
• Rôle : affiché mais non modifiable (« Le rôle est défini par l'administrateur »)

Le bloc « Hôtels assignés » liste vos établissements (lecture seule ; seul un Superadmin peut en retirer un directement depuis cette page). Appuyez sur Enregistrer pour valider vos changements, ou Annuler pour les abandonner.

🔒Changer le mot de passe

1. Saisissez votre Mot de passe actuel.
2. Choisissez un Nouveau mot de passe.
3. Ressaisissez-le dans Confirmer le nouveau mot de passe.
4. Appuyez sur Changer le mot de passe.

26. Questions fréquentes (FAQ)

27. En cas de problème

Avant de demander de l'aide, quelques vérifications simples :

• Le bon hôtel est-il sélectionné en haut de la barre latérale ?
• Votre connexion internet fonctionne-t-elle normalement ?
• Avez-vous essayé le bouton Actualiser ou Réessayer proposé sur la page ?
• Le message d'erreur exact affiché à l'écran (notez-le ou faites une capture d'écran) : il aide beaucoup à diagnostiquer le problème rapidement.

Si le problème persiste, voici qui contacter selon la situation :